.webp)
Trong khi sự phổ biến của nó đang tăng lên, tự động hóa quy trình robot (RPA) đã chuyển đổi các quy trình kinh doanh trong nhiều năm.
RPA thường được coi là trường hợp sử dụng hoàn hảo cho tích hợp AI hoặc chatbot trong kinh doanh : tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, đơn điệu.
Trong phần tổng quan này, chúng tôi sẽ giải thích thông tin chi tiết về RPA, bao gồm các loại RPA, các tác vụ phù hợp nhất và cách triển khai giải pháp RPA.
RPA là gì?
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một tập hợp con của tự động hóa quy trình kinh doanh. Nó sử dụng robot phần mềm hoặc tác nhân AI để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên logic, giữa con người và máy tính.
Sử dụng kết hợp tự động hóa, thị giác máy tính và học máy, phần mềm RPA được sử dụng để tự động hóa mọi tác vụ dựa trên quy tắc diễn ra trên máy tính.
RPA có thể tự động hóa những tác vụ nào?
RPA phù hợp nhất để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc liên quan đến dữ liệu kỹ thuật số có cấu trúc.
Chúng có thể được kích hoạt bởi con người - như nhân viên hướng dẫn RPA phân loại và gửi dữ liệu mới - hoặc tự động kích hoạt.
Khi nào tôi nên sử dụng RPA?
Với sự gia tăng nhanh chóng của AI và các giải pháp liền kề AI, có thể khó biết loại giải pháp nào là tốt nhất cho nhu cầu của tổ chức.
Có nhiều tác vụ có thể được tự động hóa với RPA, nhưng tùy thuộc vào mức độ phức tạp, có thể khôn ngoan khi chọn một giải pháp nâng cao hơn.
Trường hợp sử dụng RPA
RPA phù hợp nhất để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tích hợp các hệ thống cũ, xử lý dữ liệu có cấu trúc và bất kỳ tác vụ khối lượng lớn nào yêu cầu ra quyết định tối thiểu.
Những điểm mạnh này có nghĩa là doanh nghiệp nên sử dụng RPA nếu họ muốn tự động hóa việc xử lý hóa đơn, đối chiếu hồ sơ, điều hướng qua máy tính lớn cũ hoặc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
Khi nào nên sử dụng một giải pháp AI khác
Có rất nhiều tác vụ mà RPA không thể xử lý tốt, bao gồm:
- Xử lý dữ liệu phi cấu trúc
- Tương tác được cá nhân hóa
- Phân tích dự đoán
- Quyết định
- Học liên tục
Vì vậy, nếu một tổ chức đang tìm cách sử dụng giải pháp AI để phân loại và tự động trả lời email của khách hàng, một giải pháp phù hợp hơn sẽ là phần mềm xử lý ngôn ngữ tự nhiên hoặc AI đàm thoại.
Nếu một doanh nghiệp muốn có một giải pháp AI để dự đoán xu hướng, họ nên chọn giải pháp học máy. Nếu họ muốn có một giải pháp tương tác tự động với khách hàng, họ nên chọn một chatbot AI thay vì RPA.
Các trường hợp sử dụng RPA
Phần mềm RPA được sử dụng rộng rãi – nó có thể áp dụng cho bất kỳ tác vụ kỹ thuật số lặp đi lặp lại, dựa trên logic nào. Tuy nhiên, RPA là một khoản đầu tư tốt hơn khi có một khối lượng lớn các nhiệm vụ này cần hoàn thành.
Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến nhất của giải pháp RPA:
Giám sát giá cả và hệ thống
RPA lý tưởng để tự động hóa việc giám sát liên tục giá cả và hiệu suất hệ thống. Bot có thể theo dõi các thay đổi về giá trên các nền tảng, đảm bảo giá của công ty vẫn cạnh tranh và cập nhật.
Để giám sát hệ thống, RPA có thể kiểm tra các vấn đề về hiệu suất và gửi cảnh báo cho bất kỳ sự bất thường nào được phát hiện. Các loại bot RPA này thường chạy liên tục trong nền của phần mềm hoặc hệ thống.
Xử lý tiền lương
Bảng lương và các hình thức kế toán tổ chức khác thường được thanh toán thường xuyên, khiến chúng trở thành một trường hợp sử dụng dễ dàng cho RPA.
Quản lý dữ liệu
Hầu hết các ứng dụng của RPA đều thuộc thuật ngữ chung là 'quản lý dữ liệu'. Trong các ngành, các tác vụ quản lý dữ liệu RPA phổ biến bao gồm:
- Nhập liệu
- Trích xuất dữ liệu
- Xác thực dữ liệu
- Di chuyển dữ liệu
- Làm sạch dữ liệu
- Cập nhật cơ sở dữ liệu
- Đối chiếu dữ liệu
- Sắp xếp và phân loại dữ liệu
Những nhiệm vụ rộng lớn này có vị trí trong gần như bất kỳ ngành hoặc trường hợp sử dụng nào - tất cả những gì thay đổi là loại dữ liệu và cách xử lý dữ liệu.
Thực hiện đơn hàng
Các tác vụ lặp đi lặp lại như thực hiện đơn hàng – bao gồm xử lý, đóng gói và vận chuyển – hoàn toàn phù hợp với RPA. Nó đòi hỏi độ chính xác cao, liên quan đến một lượng lớn dữ liệu nhập và xác nhận, và lặp lại cùng một quy trình hàng ngàn lần.
Tư liệu
RPA có thể được sử dụng để đảm bảo tuân thủ và lập tài liệu phù hợp.
Ví dụ: một công ty pháp lý điền vào các tài liệu phức tạp có thể sử dụng giải pháp RPA để tự động điền thông tin chính xác, xác minh tính đầy đủ và chính xác, đồng thời đảm bảo rằng các tài liệu cuối cùng tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
Các bot RPA cũng có thể lưu trữ và truy xuất tài liệu và dữ liệu theo yêu cầu của nhân viên con người hoặc thậm chí tạo biên bản kiểm tra để theo dõi quy trình làm việc và thay đổi.
Các loại RPA
RPA không giám sát
Các bot RPA không giám sát hoạt động độc lập mà không cần sự can thiệp của con người. Thay vì được kích hoạt bởi con người, chúng có thể chạy theo lịch trình, được kích hoạt bởi các sự kiện cụ thể hoặc hoạt động 24/7.
Ví dụ: bot RPA không giám sát có thể xử lý hàng loạt dữ liệu vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc tự động hóa các quy trình tính lương.
Đã tham dự RPA
Các bot RPA đã tham dự hoạt động cùng với người dùng là con người và thường được kích hoạt bởi chính người dùng. Các bot này hỗ trợ các nhiệm vụ đòi hỏi sự can thiệp của con người hoặc ra quyết định.
Ví dụ: đại diện dịch vụ khách hàng có thể sử dụng bot RPA có giám sát để lấy thông tin khách hàng trong khi thực hiện cuộc gọi.
RPA lai
RPA kết hợp kết hợp RPA có giám sát và không giám sát. Các bot RPA lai tương tác với con người khi cần thiết và hoạt động độc lập khi có thể.
Các bot này được sử dụng để tạo ra một luồng liền mạch giữa các tác vụ yêu cầu đầu vào của con người và những tác vụ có thể hoàn toàn tự động.
Ví dụ: bot RPA lai có thể hỗ trợ và nhân viên trong cuộc gọi, sau đó tự động xử lý phần còn lại của tác vụ sau khi cuộc gọi kết thúc.
RPA thông minh
RPA thông minh — đôi khi được gọi là tự động hóa thông minh — đề cập đến sự kết hợp giữa RPA truyền thống với các công nghệ trí tuệ nhân tạo . Chúng có thể bao gồm xử lý ngôn ngữ tự nhiên, học máy hoặc thị giác máy tính.
RPA được thiết kế để tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt và xử lý các tác vụ có cấu trúc, có thể dự đoán được. Nó hoạt động tốt nhất khi các bước lặp lại và dữ liệu sạch và nhất quán.
Nhưng khi được tích hợp AI, bot RPA có thể bắt đầu nhận dạng các mẫu, diễn giải văn bản và thậm chí đưa ra quyết định dựa trên ngữ cảnh.
Lợi ích của RPA là gì?
Giống như các giải pháp liền kề AI khác, RPA đang phát triển nhanh chóng phổ biến do tính chất tiết kiệm chi phí và hiệu quả của nó. Vì các tác vụ lặp đi lặp lại thường bị lỗi của con người, RPA cũng có thể cải thiện độ chính xác tổng thể.
Tăng năng suất
Các bot RPA có thể xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian nhanh hơn nhiều so với con người, giúp giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Giảm chi phí
Tự động hóa các tác vụ dựa trên quy tắc giúp giảm đáng kể chi phí lao động cho các tổ chức, đặc biệt là khi hệ thống RPA được mở rộng quy mô hoặc khi RPA được mở rộng trên các quy trình kinh doanh.
Cải thiện độ chính xác
RPA giảm thiểu lỗi của con người trong các quy trình như nhập dữ liệu, tính toán và xử lý tài liệu, dẫn đến độ chính xác cao hơn và ít sai sót tốn kém hơn.
Chúng cũng có thể được lập trình để tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn quy định và tuân thủ, nếu một công ty muốn đảm bảo tài liệu hành động nghiêm ngặt.
Sự hài lòng của nhân viên cao hơn
Nhân viên hài lòng hơn trong công việc khi họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ hấp dẫn, thay vì những nhiệm vụ trần tục và lặp đi lặp lại.
Có thể mở rộng và thích ứng
Các giải pháp RPA có thể được tăng hoặc giảm quy mô dựa trên nhu cầu kinh doanh, tất cả đều không cần đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng hoặc tài nguyên.
Và nếu quy trình kinh doanh hoặc yêu cầu quy định thay đổi, không cần phải đào tạo lại nhân viên – bot RPA có thể nhanh chóng được cấu hình lại hoặc cập nhật để phù hợp với các tiêu chuẩn mới.
RPA doanh nghiệp
RPA doanh nghiệp đề cập đến việc triển khai RPA ở quy mô lớn trong một tổ chức. Nó được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phức tạp của một doanh nghiệp và thường mở rộng trên các quy trình kinh doanh khác nhau.
Nó liên quan đến việc triển khai các giải pháp RPA mạnh mẽ, an toàn, có thể mở rộng và có khả năng xử lý khối lượng giao dịch lớn trên nhiều bộ phận hoặc chức năng.
Cũng giống như chatbot doanh nghiệp, RPA doanh nghiệp phải đáp ứng bất kỳ và tất cả các yêu cầu về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư trong phạm vi quyền hạn và trường hợp sử dụng của nó. Chúng thường bao gồm việc sử dụng các biên bản kiểm tra và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để tuân thủ các chính sách nội bộ, tiêu chuẩn ngành và các yêu cầu quy định.
Cách triển khai RPA
RPA bắt chước các hành động mà con người sẽ thực hiện khi tương tác với các hệ thống kỹ thuật số. Nó tuân theo một tập hợp các hướng dẫn để nó có thể xử lý dữ liệu, thực hiện các giao dịch và giao tiếp với các hệ thống khác.
Dưới đây là bảng phân tích từng bước về cách triển khai RPA:
1. Xác định nhiệm vụ phù hợp
Bước đầu tiên trong việc triển khai RPA là xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và tốn thời gian.
Các nhiệm vụ này sau đó được vạch ra để hiểu các bước cụ thể liên quan. Điều này bao gồm chi tiết dữ liệu đầu vào, điểm quyết định và hành động cần thiết để hoàn thành quy trình.
2. Thiết kế và xây dựng bot
Khi các tác vụ được ánh xạ, các nhà phát triển hoặc nhà phân tích kinh doanh sẽ thiết kế bot RPA. Điều này liên quan đến việc tạo các tập lệnh hoặc quy trình làm việc hướng dẫn bot chính xác phải làm gì.
3. Triển khai bot
Sau khi bot được thiết kế, nó được triển khai trong môi trường nơi nó sẽ hoạt động - thường là trong các ứng dụng phần mềm hiện có của công ty. Bot tương tác với phần mềm giống như con người, điều hướng giao diện, nhập dữ liệu và thực hiện lệnh.
4. Thực hiện bot
Khi bot được triển khai, nó bắt đầu thực hiện các tác vụ tự động. Nó có thể đăng nhập vào các ứng dụng, di chuyển tệp, điền vào biểu mẫu hoặc trích xuất dữ liệu từ tài liệu.
5. Giám sát bot
Khi bot hoạt động, nó có thể được theo dõi trong thời gian thực thông qua bảng điều khiển. Điều này cho phép các doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của bot, quản lý các hoạt động của nó và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Nếu có vấn đề phát sinh, chẳng hạn như lỗi hệ thống hoặc thay đổi quy trình, bot có thể được cấu hình lại để thích ứng với các điều kiện mới.
6. Cải tiến liên tục
RPA không phải là một giải pháp thiết lập và quên nó. Theo thời gian, khi các quy trình phát triển, bot có thể cần được cập nhật để xử lý các tác vụ mới hoặc thay đổi trong quy trình công việc hiện có.
Ngoài ra, khi các công ty trở nên quen thuộc hơn với RPA, họ thường tìm thấy các lĩnh vực mới có thể áp dụng tự động hóa, dẫn đến việc mở rộng liên tục trong tổ chức.
Triển khai các giải pháp AI vào tháng tới
Chatbot AI đang nhanh chóng đạt được tỷ lệ chấp nhận hàng loạt giữa các doanh nghiệp - trong dịch vụ khách hàng, hoạt động nội bộ và thương mại điện tử. Các công ty chậm áp dụng sẽ cảm thấy hậu quả của việc bỏ lỡ làn sóng AI.
Botpress là một nền tảng xây dựng bot có thể mở rộng vô tận được xây dựng cho các doanh nghiệp. Của chúng tôi stack cho phép các nhà phát triển xây dựng chatbot và tác nhân AI với bất kỳ khả năng nào.
Bộ bảo mật nâng cao của chúng tôi đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng luôn được bảo vệ và kiểm soát hoàn toàn bởi nhóm phát triển của bạn.
Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay – hoàn toàn miễn phí.
.webp)
